これ大事。フリーランスのイベンターとしてここ気を付けています

皆さんこんにちは、イベント業界でフリーランスとして働いているナツです。

新型コロナウイルスの影響でディレクター、スタッフとして勤務予定だったイベントが次々と中止や延期！GWおよびオリンピックのスケジュールもすべて解除で金銭的ダメージを受けております…。

副業にしていたツアー旅行の添乗員も当面白紙…。 その分空いた時間を少しでも有意義に使えれば！　と資格の勉強や、自宅待機中にテンションを上げるために、おしゃれっぽい朝ごはんを食べて精神的満足感を得るようにしています。

今日は、イベント業界でフリーランスとして働くうえで気を付けていることを、４点記載してみました。少しでもお役に立てれば嬉しいです。

１.体調管理に気を付ける

イベント業界では、運営時間や設営時間に応じて勤務時間が毎回変わります。

現場の実施場所＝仕込み場所が例えば駅の場合だと22時以降、商業施設も館内への搬入は閉館後などルールがさまざま。

長時間の拘束時間になることも多く、会場や集合時間も毎回同じではありません。起床時間が変動することもしょっちゅうです。

体内リズム、生活リズムが崩れることは免疫力の低下を招いたり、風邪をひきやすくなったり、精神的な落ち込みを引き起こす可能性が高まるので、特に自己管理が必要な職種だと思っています。

昼食休憩は要らないから、こまめに短時間のタバコ休憩を取れれば問題ないというディレクターや代理店の社員の方とお会いすることも多いですが…本当はよろしくないですね（汗）

今回のコロナが問題になり始めた当初、私が勤務する予定だった現場では、サンプリングや密集を避けるためにキャラクターショーなどのイベントは禁止。でもカード入会のカウンターやワークショップはOK、屋外現場はすべてOKなど、イベントの実施有無や業務内容の線引きについては各商業施設・クライアント、エリアによって様々でした。

5000円ごとのお買い物で500円分のお買い物券をお渡しする現場では、今までで一番長い待機列を用意して「前の方と距離を空けてお並びください」というアナウンス、お客様にも座っていただきカード入会をお手伝いする現場では毎回椅子をアルコールで拭くなどの対策を行っていました。

どの業界、職種共通のことですが、イベント業界で運営に関わる人間は、不特定多数の人と接する機会がオフィスで勤務する人たちに比べると非常に多いのではないでしょうか。

うつしてもうつされてもいけない立場であることを自覚し、イベントが復活した後も、日々の体調管理に気を配る必要があります。

２.スケジュールの変更をしない

イベントの実施日程は基本的に決まっており、私たちの都合で変更はできません。実施日以外にも、代理店や制作会社・協力会社とのロケハン・顔合わせ・打ち合わせ等が必要な現場もあります。フリーランスとして働くうえで、自己のスケジュールを管理することは大切です。

普段私が仕事を請ける場合の流れとしては、

〇案件相談⇒マニュアル有無確認⇒電話やラインで疑問を解消したり打ち合わせ⇒現場

のパターンが大半ですが、少し現場が大きくなると、

〇案件、及び日程の相談⇒ディレクター陣・代理店との顔合わせ/打ち合わせ⇒ロケハン⇒現場実施⇒報告書提出や報告会

になる場合もあります。

慣れない現場に行く場合に、当日までの流れや進め方のペースが分からないこともあると思うので、情報交換ができる同業種の知り合いを作ることもおススメします。

また7月～10月は台風などの天候にも注意が必要です。イベントの中止・延期の可能性が少しでもあるのなら対応の確認。万が一、延期になる場合は候補日程の自身のスケジュールをあらかじめ伝えておくとその後の手配がスムーズです。

３．交渉・相談・確認を怠らない

GWやお盆、ハロウィンなどイベント業界の繁忙期や取引先がバタバタしていると、なかなかスケジュールやギャランティについて返事が返ってこないこともあります。そういう時に連絡が来ないからと言って別案件のスケジュールを勝手に入れてしまうのはよくありません。

担当者によっては既にスケジュールを押さえたつもりになっていたりしてトラブルの元となります。

そういう時に私が行っているのは、

例えば〇日までは決定優先です、〇日他社から案件相談が来ています、と段階を踏んで担当者に電話＋メール、留守番電話＋ラインなど複数の連絡手段を組み合わせて連絡を行いスクリーンショットなどで記録します。

同じ会社で担当者別に案件を受注している場合、複数の社員さんにccを入れたり、固定電話に連絡を残すのも有効です。

制作会社に勤めていたこともあり、キャスティングする側の辛さも分かるのですが、フリーランスになってからは、仮押さえのままスケジュールを引っ張られ解除される辛さも分かるようになりました。1週間前、2週間を切っての先方都合によるスケジュール解除についてはキャンセル料などを相談することもあります。

あとは金銭や個人情報を扱う現場の場合の確認は必須です。釣り銭を一つ例にとっても、準備は適切か・足りなくなることはないか？の想定。日をまたぐ現場の場合のつり銭保管方法（ディレクターが持って帰る？事務所に預ける？現場に置きっぱなし？盗まれたらどうする？等）

これらを確認しておくことは、ミスが発生した時に責任の所在を明らかにすることができ、割に合わない業務を回避することができます。

4．請求関係は迅速に

これは書いてある通り、そのまま。費用関係は揉める元です。

案件担当と経理は別の場合もあるので、先方の会社の締め日にあわせてなるべく早く請求書を提出しましょう。締め日をまたいで案件が発生する場合、案件が終了した月にまとめて請求を行うのか、終わった分から都度請求をしてくのか確認も必要です。

私の場合は有料のクラウド会計ソフトを使用しており、案件の受注段階でまずは仮の請求書作成を行い、請求漏れがないようにしています。

まとめ

以前までの私は、「ナツさんがいたら安心ね」とクライアントに感じてもらえる現場を目指していました。最近は、入るスタッフ全員を信頼してもらい「このメンバーなら安心ね」と感じてもらえる現場を目指しています。スタッフにも役割責任を与えて、業務を全うしてもらうことで若手がやりがいを感じる環境を整えることにもつながると考えるからです。

自分がいないと回らない現場、を作り上げてしまうと休めない。

せめてお昼ご飯だけでも安心して食べられる現場を作りたい、と思ったことがきっかけです。

フリーランスとして働くうえで気を付けることをピックアップしましたが、自分自身も周りも気持ちよく働くことにつながると思っています。

自己管理をすることは、自分を大切にする、相手を大切にすることにもつながります。 クライアントやスタッフからの信頼を厚くしつつ、少しでも楽に（笑）気持ちよく働いていきましょう！

＜プロフィール＞｜ペンネーム：ナツ｜年齢：29歳女性 ｜業種：イベントD・AD（運営）ST（進行）・キャスティング・手配業務委託・事務局・企画書・マニュアル制作 ｜業界歴：5年 ｜活動エリア：近畿を中心に全国どこでも｜家族：旦那と2人暮らし｜所属組織：個人事業主 ｜スキル：現場の状況や空気を察知して、イベントに応じた臨機応変な対応を行うこと。ブースへの誘員やサンプリングが得意。｜チャレンジしたいこと：介護や農業と絡めたイベント実施。イベント業界を好きな人を増やしたい｜前職：イベント制作会社でアルバイト～正社員。その前は百貨店の販売業務など。｜悩み：仕事以外だと朝起きられない。すぐにぎっくり腰になること。